CLICK HERE FOR BLOGGER TEMPLATES AND MYSPACE LAYOUTS

Selasa, 09 Juni 2009

Membuat surat dengan Mail Merge Microsoft Word 2003

Membuat surat dengan Mail Merge Microsoft Word 2003

Mail Merge dengan database Excel

Surat dengan Mail Merge yaitu surat yang kita buat sama , atau satu surat tetapi untuk dikirim kepada lebih dari satu orang dengan isi yang sama.

Mail Merge mempunyai tempat penyimpanan data yang disebut dengan nama Database (Tempat penyimpanan data) , bisa juga Mail Merge bisa link dengan database yang berbentuk berkhiran DBF,Excel, dan lain lain.

Disini kita akan membahas Mail Merge yang terkoneksi dengan database excel , atau kita punya data di Excel yang berbentuk tabel dan akan kita masukan ke dalam Microsoft Word dengan Mail Merge.

Dengan Mail Merge kita tidak usah repot repot mengetik surat yang isinya sama , tetapi ditujukan misalkan surat tersebut untuk dikirim kepada seratus orang. Caranya kita dengan membuat satu surat , tetapi ketika klik next , maka nama yang akan dituju dalam surat tersebut akan berganti secara otomatis. dibanding kita harus mengetiknya secara manual satu persatu itu sangat melelahkan, alangkah baiknya apabila kita sudah mempunyai data nama nama yang akan kita kirim surat , misalkan di excel , kita tinggal membuatnya satu surat saja di Word dan akan kita koneksikan dengan Excel.

Misalkan saya akan membuat surat seperti ini





Misalkan nama dan alamat tersebut akan kita kirimin surat dengan nama dan alamat berganti ganti.

Berikut langkah langkahnya

1. Klik Tools dan sorot kebawah , maka akan tampil menu Letters and mailing dan klik pada Mail Merge seperti pada gambar dibawah ini.




2. Setelah kita klik Mail Merge , maka akan tampil seperti pada gambar dibawah ini



3. Silahkan Klik Browse
4. Maka akan tampil kotak Look in yaitu pada Select data Source



5. Silahkan klik Mydocument jika file sobat disimpannya di Mydocument
6. Misalkan saya pilih daftar Siswa seperti pada gambar diatas , tabel daftar siswa ini telah saya siapkan sebelumnya , berikut contohnya.



7. Klik Open Seperti pada gambar berikut ini .




8. Setelah klik open maka akan tampil seperti pada gambar berikut ini .

9. Silahkan Pilih kepada Database seperti gambar diatas.
10. Lalu klik OK, maka akan tampil contohnya seperti pada gambar berikut ini.



11. Setelah itu kita klik OK dan kembali ke menu bar dengan mengklik Tools,Letter and mailings, dan klik pada Show mail merge Toolbar , Seperti pada gambar berikut ini :



12. Setelah kita klik pada Show Mail Merge Toolbar maka akan tampil dibawah toolbar
seperti pada gambar berikut ini..



13. Kemudian klik pada Insert Merge Field yang di berikan tanda panah pada gambar diatas. Maka akan tampil seperti pada gambar berikut ini .





14. Setelah itu klik nama dan alamat , lalu klik Insert , maka akan tampil seperti dibawah ini.



«NAMA»
«ALMT»

Untuk merubahnya menjadi nama seseorang Silahkan klik tombol yang bertulsikan abc seperti gambar dibawah ini.



Maka yang tadinya nama alamat seperti ini .

«NAMA»
«ALMT»

Akan berubah menjadi.

Nama Seseorang
Alamat Seseorang

Untuk memindahkan atau mengganti nama silahkan klik tanda panah diatas yang sebelah kanan.

CATATAN
data data nama diatas adalah sebagai contoh dan karangan saya sendiri tidak ada hubungannya dengan data pribadi apapun.

Demikianlah cara cara membuat Mail Merge yang terkoneksi dengan database Microsoft Excel. Semoga bisa bermanfaat bagi sobat yang pengguna Microsoft Word.

sumber : http://kangmarno.adsmyblog.com

Cara Membuat Mail Merge di Word 2007

Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak.

Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.

    Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:
  • Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.
  • Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima.
    Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.
    Pada tutorial ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat. Selain itu:
  • Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru.
  • Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya.
  • Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain.
    Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru.

Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:

    Tahap I Membuat Data Source
  1. Buat data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data Surat.
    data source mail merge
  2. Tahap II Membuat Dokumen Master
  3. Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Master Surat.
    Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.
    Dokumen ini jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.
    Dokumen Master mail merge
  4. Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master
  5. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.
    Start Mail Merge
  6. Selanjutnya kita akan memilih data source.
  7. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
  8. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
  9. Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.
  10. Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
  11. Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
  12. Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini.
    Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <>.
    Tampilan Data Field
    • Tips:
    • Di sini kita dapat mengatur format surat, seperti memberi cetak tebal pada Nama dan sebagainya.
    • Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:
      1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.
      2. Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar seperti contoh di bawah ini.
    • Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data Source dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar.
    • Mail Merge Recipients

  13. Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol PreviewResults.
    Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data.
    Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol PreviewResults dan lakukan perubahan yang diinginkan.
    Preview Result - Mail Merge
  14. Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge
    Finish and Merge
  15. Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:
    • Print Documents, untuk mencetak surat.
      Ada 3 pilihan:
      1. All untuk mencetak semua surat.
      2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
      3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.
      Merge to Printer
    • Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru.
      Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu).
      Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.
sumber : http://computer1001.blogspot.com